Choisir une unité de mesure : le jour-homme
La charge se mesure en jours-homme, c'est-à-dire le nombre de journées de travail nécessaires pour produire un livrable. Cette unité a l'avantage d'être universelle : elle se compare d'un projet à l'autre et s'additionne facilement. Un rendu APD estimé à quinze jours-homme mobilise par exemple trois personnes pendant une semaine.
Estimer la charge par phase de mission
Un projet n'a pas une charge uniforme dans le temps. Décomposez-le en phases (ESQ, APS, APD, PRO, DCE, ACT, VISA, DET) et estimez la charge de chacune. Cette granularité est essentielle : elle révèle quand un projet va peser lourd et quelles compétences il mobilisera à ce moment précis.
Estimez chaque phase à partir de projets comparables déjà réalisés
Distinguez la charge de conception et la charge de production technique
Notez les compétences requises en face de chaque phase
Additionner les projets pour obtenir la charge globale
Une fois chaque projet décomposé, additionnez les charges des phases actives sur une même période. Vous obtenez la charge globale de l'agence, semaine par semaine. C'est cette somme qui révèle les moments où plusieurs pics se superposent, souvent invisibles quand on regarde les projets un par un.
Comparer charge et capacité disponible
La charge n'a de sens que comparée à votre capacité réelle. La capacité théorique est le nombre de collaborateurs multiplié par leurs jours travaillés. La capacité réelle en retire les congés, la gestion, la prospection et les temps morts. Confronter charge et capacité réelle fait apparaître immédiatement un déficit ou un excédent.
Intégrer une marge pour les aléas
Une charge calculée au plus juste est une charge qui explose au premier imprévu. Gardez une marge de sécurité, autour de 15 pour cent, pour absorber les corrections, les demandes du maître d'ouvrage et les aléas de chantier. Cette réserve n'est pas du temps perdu, c'est la condition de la tenue des délais.
Exemple sur trois projets en parallèle
Imaginez trois projets : l'un en APD estimé à vingt jours-homme sur le mois, un autre en PRO à trente jours, un troisième en DET à dix jours. La charge du mois atteint soixante jours-homme. Avec quatre collaborateurs disponibles à vingt jours chacun, soit quatre-vingts jours de capacité, vous tenez, à condition de garder la marge d'aléas. Le calcul dit alors clairement si un renfort est nécessaire.
En résumé
Calculer sa charge, c'est passer de l'instinct à la décision : jours-homme, découpage par phase, comparaison à la capacité réelle et marge d'aléas. Sharit automatise cette lecture en reliant phases, compétences et disponibilités, et signale les moments où mobiliser un renfort qualifié.